Alles registriert?

Bereits seit Anfang letzten Jahres gilt in Österreich die Registrierkassenpflicht, trotzdem wirft sie immer wieder Fragen auf. Was sich seit Beschluss getan hat und was Unternehmer beachten müssen, weiß Steuerberater Mag. Michael Reimair.

Fragen, Unsicherheiten, Ängste – die Registrierkassenpflicht verursachte letztes Jahr in vielen Branchen Beunruhigung. Allerdings wirkte sie auf die meisten Unternehmer anfangs dramatischer, als sie letztendlich war: „Viele dachten, sie müssten sich eine unhandliche, teure Registrierkasse anschaffen. In Wahrheit muss aber nur eine entsprechende Software vorhanden sein, die auf jedem PC verwendet werden kann“, so Reimair.

Ein Jahr – viele Fragen

Die Vorgaben der Registrierkassenpflicht sind genau definiert: Alle Unternehmen, deren Jahresumsätze 15.000 und Barumsätze 7.500 Euro überschreiten, sind betroffen. Trotzdem gab es Unklarheiten. „Viele dachten, sie bräuchten keine Registrierkasse, da sie kein räumliches Geschäft betreiben. Es sind aber alle betroffen, die Bargeld (oder per Bankomat/Kreditkarte) kassieren“, warnt Reimair. Abgesehen davon traten auch viele spezifische Praxisfragen für einzelne Geschäftsfälle auf. Diese sollten immer schnellstmöglich durch den zuständigen Steuerberater beantwortet werden. Ansonsten drohen bei Prüfungen des Finanzamts, die im ersten Jahr bereits zahlreich durchgeführt wurden, hohe Geldstrafen.
Was laut Reimair nach wie vor in vielen Betrieben für Verunsicherung sorgt, ist der Manipulationsschutz, der seit April 2017 vorgeschrieben ist: „Einige Registrierkassen verfügen immer noch nicht über einen Sicherheitschip. Das liegt in den meisten Fällen allerdings daran, dass die Kassenlieferanten in Verzug sind.“
Auch bei Kleinunternehmen, die aufgrund geringer Bareinnahmen keine Registrierkasse benötigen, muss ab dem ersten Euro für jede Bareinnahme ein nummerierter Beleg ausgestellt werden.

Checklist

Die wichtigsten Punkte, die bei einer Betriebsprüfung kontrolliert werden:
- Außer-Haus- Umsätze
Werden Geschäfte außerhalb der Betriebsstätte getätigt, müssen diese unbedingt in der Registrierkasse nachgetragen werden. Das betrifft zum Beispiel Tierärzte oder Masseure bei Hausbesuchen.
- Online-Umsätze
Auch jegliche Transaktionen, die über das Internet abgewickelt werden, sind zu registrieren, wenn der Kunde mit Bargeld im Geschäft bezahlt.
- Datensicherung
Das Datenerfassungsprotokoll muss alle drei Monate auf einen externen Datenträger überspielt werden.
- Datenexport
Bei einer Finanzamt-Prüfung wollen die Zuständigen in der Regel die Daten der letzten Monate behalten. Deshalb sind Unternehmer dazu verpflichtet, das Protokoll exportieren zu können.
- Tagesabschluss
Bevor neue Umsätze gebucht werden, ist immer ein Kassenabschluss des Vortages zu machen.
- Belege
Bei jeder Transaktion muss ein entsprechender Beleg ausgehändigt werden – unabhängig davon, ob der Kunde danach fragt oder nicht.
- Aufbewahrung
Die Aufbewahrungspflicht für Start- und Jahresbelege sowie die Datensicherung der Registrierkasse beträgt sieben Jahre.
- QR-Code
Jede Registrierkasse braucht einen Sicherheitschip und den dazugehörige QR-Code. Der Code wird per App gescannt und zeigt, ob die gespeicherte Umsatzsumme mit der Buchhaltung übereinstimmt.

Tipp!
Die Registrierkasse zeichnet genau auf, zu welchen Uhrzeiten Umsätze gemacht werden. Deshalb wird sie nicht nur bei Betriebs-, sondern auch bei Lohnprüfungen inspiziert. Auf keinen Fall vergessen sollten Sie die Prämie iHv EUR 200,00 pro Registrierkasse beim Finanzamt zu beantragen. Die Registrierkasse ist außerdem im ersten Jahr zur Gänze abschreibungsfähig.

„Viele dachten, sie bräuchten keine Registrierkasse, da sie kein räumliches Geschäft betreiben. Es sind aber alle betroffen, die Bargeld kassieren.“

Mag. Michael Reimair

Zur Person

Mag. Michael Reimair ist Steuerberater, Gerichtssachverständiger und Inhaber der Innsbrucker Steuerberatungskanzlei Reimair und Partner. Die Kanzlei mit rund 12 Mitarbeitern in der Innsbrucker Innenstadt ist spezialisiert auf die Beratung von Klein- und Mittelbetrieben.